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Si vous êtes indépendant et que vous engagez du personnel, vous devenez un employeur. Vous êtes alors tenu de suivre les procédures liées à votre nouveau statut. Si vous êtes un particulier et que vous créez une société (SA ou Sàrl), il faut l’affilier à une caisse de compensation et respecter les obligations relatives aux cotisations sociales.

Quelles sont mes obligations en devenant employeur ou en créant une société ?

Si vous créez une société, vous l’affiliez auprès d’une caisse de compensation pour le paiement des cotisations sociales.

Lorsque vous engagez du personnel en tant qu’indépendant ou par le biais d’une société, vous êtes d’abord tenu d’identifier vos salariés à leur arrivée (numéro AVS, nom, prénom et date de naissance). A noter que le numéro AVS figure sur la carte AVS ou sur la carte d’assurance-maladie. C’est votre responsabilité de vous assurer qu’ils possèdent tous un numéro AVS. Si ce n’est pas le cas, vous déposez une demande de carte AVS.

En tant qu’indépendant, vous avez l’obligation d’annoncer l’engagement de votre personnel à votre caisse de compensation sans délai. Dans le cas d’une société, cette démarche peut être faite lors de l’attestation des salaires annuels (ASA). Dans les deux cas, cela permet de décompter les cotisations sociales pour les salariés qui touchent un revenu supérieur à 2'300 francs par an (dès le 1er janvier de l’année des 18 ans jusqu’à l’âge ordinaire de la retraite). A noter que vous êtes également tenu de procéder à un décompte des cotisations sociales pour les personnes suivantes :
•    salarié touchant un revenu inférieur à 2'300 francs par an mais qui souhaite cotiser (dès le 1er janvier de l’année des 18 ans jusqu’à l’âge ordinaire de la retraite) ;
•    salarié exerçant une activité domestique rémunérée au sein du ménage privé (sauf les jeunes de moins de 26 ans touchant un revenu inférieur à 750 francs par an) ;
•    salarié actif dans le domaine artistique ;
•    retraité actif touchant un revenu supérieur à 1'400 francs par mois.

Lorsque vous engagez du personnel par le biais d’une société ou en tant qu’indépendant, vous nous communiquez l’estimation de votre masse salariale.

Pour finir, vous êtes responsable de payer dans les temps les cotisations pour vous et pour vos employés.

Comment le paiement des cotisations est-il organisé ?

Le paiement des cotisations est organisé de la manière suivante. Nous établissons des acomptes basés sur la somme estimée des salaires, c’est-à-dire sur l’ensemble des contrats de travail. Ces acomptes vous sont envoyés trimestriellement pour des masses salariales inférieures à 200'000 francs et mensuellement pour des masses salariales supérieures à 200'000 francs. Les cotisations définitives sont fixées ultérieurement en fonction de votre attestation des salaires annuels (ASA).

Comment les cotisations sont-elles perçues ?

A la mi-décembre, nous vous avons envoyé les informations sur les cotisations et les taux prévus pour l’année 2020. Ce document vous renseigne sur les éventuels changements législatifs liés aux cotisations sociales et vous permet de remplir correctement votre attestation des salaires annuels (ASA). Il vous sert également à calculer votre budget pour l’année à venir.

En tant qu’employeur, vous êtes responsable de verser la totalité des cotisations dues pour vous et pour vos employés. Vous déduisez la part de l’employé de son salaire brut, vous y ajoutez votre part et vous reversez la totalité à votre caisse de compensation. Si vous avez négocié un salaire net avec votre employé, il faut le convertir en salaire brut.

Les cotisations AVS/AI/APG sont perçues conjointement et parallèlement à la cotisation pour l’assurance-chômage (AC). Pour les allocations familiales, vous nous versez la totalité de la somme due, même si vos salariés n’ont pas d’enfants. Dans le canton de Genève, c’est au salarié de déposer sa demande et d’annoncer un changement dans sa situation professionnelle. En tant qu’employeur, vous pouvez informer votre employé mais vous êtes uniquement responsable de signer le formulaire.

A Genève, nous accordons une allocation de maternité cantonale (AMat). Il s’agit d’un complément à l’allocation fédérale pour perte de gain (APG) en cas de maternité. La cotisation pour cette allocation de maternité cantonale est obligatoire et fonctionne de la même manière que les cotisations AVS/AI/APG et AC. Des frais administratifs s’ajoutent au montant dû pour l’ensemble de ces cotisations.

Dois-je contribuer au fonds pour la formation et le perfectionnement professionnels ?

Il s’agit d’une contribution cantonale obligatoire calculée en fonction de l’effectif des salariés en poste en décembre, deux ans avant la fixation de la cotisation. La cotisation 2020 est donc établie sur la base des employés actifs durant le mois de décembre 2018.

Ce fonds en faveur de la formation professionnelle (TFP) a été créé pour soutenir financièrement les associations professionnelles, l’Etat et les collectivités publiques qui améliorent la formation des apprentis et le perfectionnement des travailleurs.

Dois-je contribuer au fonds en faveur de la petite enfance ?

Cette contribution est obligatoire et à votre charge uniquement. Il n’y a pas de participation de l’employé. Elle est fixée à 0.07%. Ce fonds en faveur de la petite enfance a été créé dans le cadre de la réforme fiscale des entreprises genevoises (votation populaire du 19 mai 2019) et permet de financer des mesures en faveur de l’accueil de la petite enfance.

Comment la taxe sur le CO2 fonctionne-t-elle ?

Une partie des recettes de cette taxe est redistribuée aux employeurs par les caisses de compensation AVS. Les modalités de redistribution sont définies par l'Office fédéral de l'environnement (OFEV). Vous recevez un montant proportionnel à la masse salariale déclarée pour l’année en cours. Nous redistribuons les montants dus sous forme de déduction ou de versement, généralement au mois de septembre.

Dois-je m’affilier pour l’assurance-accidents et la prévoyance professionnelle ?

L’affiliation en matière d’assurance-accidents (LAA) est obligatoire. Il en va de même pour la prévoyance professionnelle (LPP) si le salaire d'un employé dépasse 21'330 francs par an. En tant qu’employeur, vous assurez tous vos salariés actifs en Suisse contre les accidents et les maladies professionnels.

L’OCAS est chargé du contrôle et vérifie que tous les employeurs sont bien enregistrés auprès d’un assureur et d’une institution de prévoyance autorisés. En tout temps, vous devez être capable de fournir les attestations d’affiliation.

Si vous n’êtes pas encore affilié auprès d’un assureur LPP, il faut vous annoncer dans un délai de deux mois suivant votre affiliation à l’OCAS. Dans le cas contraire, nous vous déclarons automatiquement à l’institution supplétive pour une affiliation rétroactive.

 

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